Bưu điện Bạc Liêu: Hiệu quả sáng kiến từ ứng dụng qua Internet

Nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao năng suất lao động, từ nhiều năm nay, Bưu điện Bạc Liêu đã chủ động nghiên cứu và ứng dụng hệ thống thông tin nội bộ qua Internet. Từ năm 2010, Bưu điện đã xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống website với nhiều tiện ích cho người dùng. Để ghi nhận thành công và hiệu quả từ sáng kiến này, Bưu điện Bạc Liêu đã nhận được nhiều bằng khen, giải thưởng từ phía Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Tổng công ty Bưu chính về “Giải pháp sáng tạo VNPT”...

XÂY DỰNG TRANG WEB NHIỀU TIỆN ÍCH

Mục tiêu ban đầu nhằm tạo kênh thông tin chính thống cho khách hàng và mở rộng các dịch vụ trên Internet, Bưu điện Bạc Liêu lên ý tưởng xây dựng website nhằm giúp khách hàng nắm bắt được những thông tin, chính sách, chương trình khuyến mãi và các dịch vụ của Bưu điện một cách chính xác nhất và hỗ trợ sử dụng nhiều tiện ích khác như: dò tìm thông tin các bưu cục trong tỉnh, phần mềm camera qua mạng…

Bưu điện tỉnh ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ công với Sở Tư pháp. Ảnh: K.P

Đầu năm 2010, Bưu điện Bạc Liêu chính thức ra mắt website tại địa chỉ: baclieu.vnpost.vn. Từ đó đến nay, trang web đã đi vào hoạt động với nhiều thông tin và tiện ích hữu dụng. Hệ thống thông tin nội bộ cũng được tích hợp qua website giúp giảm chi phí lao động và tăng doanh thu sản xuất.

Đầu năm 2015, Bưu điện Bạc Liêu đưa thí điểm mô hình thi trắc nghiệm Luật Giao thông đường bộ trên website. Theo đó, thí sinh tham gia phải trả lời 30 câu hỏi ngẫu nhiên của thư viện 405 câu hỏi trong 20 phút, nếu thí sinh trả lời đúng tuyệt đối sẽ được tặng thẻ học Anh văn trực tuyến. Ngoài ra, website bưu điện còn có “ngân hàng” các bài thi trắc nghiệm như: trắc nghiệm tin học văn phòng, đề thi trắc nghiệm của hội thi tin học trẻ tỉnh, trắc nghiệm lái xe ôtô… để khách hàng lựa chọn với nhiều tài liệu, phần mềm hữu ích. Mỗi tháng, website đón nhận hàng chục ngàn lượt người truy cập.

PHÁT TRIỀN CÁC HOẠT ĐỘNG ỨNG DỤNG

Bên cạnh việc phát triển website như kênh thông tin dành cho khách hàng, Bưu điện Bạc Liêu còn tích hợp cả hệ thống thông tin nội bộ trên Internet để hỗ trợ công tác quản lý, báo cáo và điều hành sản xuất - kinh doanh cho cán bộ, nhân viên các đơn vị trực thuộc, hệ thống bưu điện huyện, các bưu cục ở địa phương.

Theo đó, hệ thống này đã được đưa vào hoạt động từ năm 2008 với 2 giải pháp là quản lý văn bản và báo cáo nhanh qua Internet. Đến nay, hệ thống thông tin nội bộ đã được hoàn thiện với 10 chức năng, trong đó có nhiều chức năng được sử dụng như một công cụ tất yếu trong quá trình sản xuất.

Hệ thống này tích hợp công cụ nhắn tin đến máy di động, tự động gửi tin nhắn thông báo tóm tắt nội dung văn bản đến các cán bộ, nhân viên trong Bưu điện. Theo đó, giúp nhắc nhở các đơn vị thực hiện báo cáo đột xuất, nhận thư điện tử hoặc các yêu cầu báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng và năm. Hệ thống cũng giúp việc quản lý, điều hành ra các yêu cầu báo cáo, phê duyệt báo cáo; gửi đề xuất, giải pháp mới qua lại giữa lãnh đạo Bưu điện và các phòng chuyên môn. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ hộp thư nội bộ để các đơn vị có thể trao đổi, tập hợp báo cáo. Đối với những báo cáo định kỳ, lãnh đạo chỉ cần ra yêu cầu một lần thì đến cuối mỗi chu kỳ hệ thống sẽ tự động sinh ra các yêu cầu mới tương ứng. Ngoài ra, hệ thống còn có chức năng nhắn tin mời khách hàng đến bưu cục gần nhất nhận tiền, EMS, bưu phẩm; giúp quản lý kho hàng, nhu cầu hàng, bán hàng; đóng góp ý tưởng...

Giám đốc Bưu điện tỉnh - Huỳnh Văn Nhiễn cho biết, nhờ áp dụng thành công hệ thống thông tin này mà mỗi năm, Bưu điện tỉnh đã tiết kiệm được hàng chục triệu đồng các khoản chi phí dành cho việc gửi nhận văn bản thông báo, tài liệu… Ngoài ra, việc tăng cường và phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành và giải quyết công việc còn góp phần cải cách hành chính cho đơn vị, giúp từng cán bộ, nhân viên có ý thức trong thực hành tiết kiệm và tăng cường phát huy các sáng kiến hữu ích.

KIM KIM